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Sommaire

• Vérifier les conditions du détachement et les contrats
• Déclarer la mission sur SIPSI
• Obtenir le certificat A1
• Calculer la rémunération et distinguer les frais
• Suivre la mission jusqu’à son terme
• Foire aux questions

Pour gérer l’administratif du travail détaché avec des intérimaires roumains, vous devez maîtriser quatre chantiers : les contrats, la déclaration SIPSI, le certificat A1 et la rémunération française. Ils s’enchaînent de la vérification avant la mission jusqu’au suivi sur votre site. À chaque étape, vous savez qui agit, avec quelle pièce et dans quel délai.

Vérifier les conditions du détachement et les contrats

Un détachement régulier ne commence pas par un formulaire. Il commence par un montage solide. Qui est l’employeur, pourquoi recourir à l’intérim et combien de temps dure l’envoi ? Ce sont les trois questions à régler avant toute déclaration.

Une mise à disposition régulière

L’entreprise de travail temporaire roumaine reste l’employeur de l’intérimaire envoyé temporairement en France. Votre entreprise l’accueille et utilise son travail pendant la mission. Le lien d’emploi ne passe donc jamais chez vous.

La régularité de l’opération repose sur plusieurs points, à vérifier avant le départ :

• Une activité réelle hors de France : l’agence exerce effectivement en Roumanie. Une simple implantation sur place ne suffit pas.
• Un envoi temporaire : le salarié vient pour une mission limitée dans le temps, puis repart.
• Un motif autorisé : le recours à l’intérim répond à l’un des cas que la loi admet.
• Une qualification exacte : une fourniture de main-d’œuvre reste de l’intérim, quel que soit le nom qu’on lui donne.

Faire passer une fourniture de main-d’œuvre pour de la sous-traitance afin d’écarter les règles de l’intérim vous expose, selon les faits, à des contrôles pour travail illégal, prêt illicite de main-d’œuvre ou requalification. Ce risque est évitable. Il suffit d’appeler l’opération par son nom.

Deux contrats et leurs mentions

Le cadre contractuel repose sur deux documents. Le contrat de mission lie l’agence et le salarié. Le contrat de mise à disposition lie l’agence et votre entreprise.

Ensemble, ces contrats doivent permettre de vérifier les éléments suivants :

• Le motif et le terme : la raison du recours, la date de fin et la durée de la mission.
• Le poste et la qualification : la fonction exercée et le niveau requis.
• Le lieu et la rémunération : le site d’affectation et les conditions de paie.
• La préparation du poste : les horaires, les risques particuliers et les protections nécessaires.

Selon l’article L. 1251-17 du Code du travail, le salarié reçoit son contrat de mission écrit au plus tard dans les deux jours ouvrables qui suivent sa mise à disposition. Un contrat ne peut être renouvelé que selon le motif de recours et les règles qui s’y appliquent.

Garantie financière et accompagnement

L’agence étrangère justifie d’une garantie financière qui couvre les rémunérations, les indemnités de fin de mission applicables et les indemnités compensatrices de congés payés. Une garantie souscrite dans l’Espace économique européen ou en Suisse peut être reconnue équivalente si elle protège autant ; ses références figurent dans les deux contrats. Pour sa part, Flex-interim propose un service de recrutement de travailleurs roumains qui cible les profils selon vos missions, vos compétences attendues et votre secteur, puis prend en charge la sélection et la gestion administrative de la mise à disposition.

Déclarer la mission sur SIPSI

SIPSI est le téléservice du ministère du Travail qui reçoit les déclarations de détachement. Cette déclaration précède l’arrivée du salarié et engage deux acteurs : l’agence, qui déclare, et vous, qui vérifiez.

Responsable et contenu de la déclaration

Cette démarche administrative préalable revient à l’entreprise de travail temporaire employeur, avant le début de la mission. La règle tient même lorsque votre entreprise envoie ensuite le salarié travailler ailleurs en France. La déclaration renseigne l’employeur, les salariés, l’entreprise utilisatrice, la période, le lieu de travail, la sécurité sociale, la garantie financière et, le cas échéant, l’hébergement.

L’employeur désigne aussi, avec son accord, un représentant joignable en France pendant toute la prestation. Les informations saisies dans SIPSI peuvent valoir désignation. Vous disposez ainsi d’un interlocuteur identifié du premier au dernier jour.

Vérifications de l’entreprise utilisatrice

Votre contrôle porte sur une seule pièce : l’accusé de réception. L’employeur le conserve comme preuve de transmission. Vous le demandez avant l’arrivée du salarié.

• Exiger l’accusé de réception : vous vérifiez à la fois la déclaration et la désignation du représentant.
• Refuser la capture d’un brouillon : elle ne prouve aucune transmission.
• Déclarer à titre subsidiaire : sans accusé reçu, vous effectuez votre propre déclaration dans les 48 heures suivant le début de la mission.
• Archiver la preuve : vous gardez la trace de votre vérification.

La déclaration subsidiaire vous protège, mais elle ne répare pas le passé : le manquement de l’employeur n’est pas régularisé rétroactivement. D’où l’intérêt d’obtenir l’accusé avant le premier jour.

Changements et risques de manquement

Une déclaration de détachement suit la mission réelle. Si la mission est annulée, la déclaration SIPSI l’est aussi ; si les dates prévues changent, elle est modifiée. Les dispenses limitées prévues pour le compte propre ou certaines activités ponctuelles ne s’appliquent pas par défaut à une mise à disposition d’intérimaires.

Selon l’article L. 1264-3 du Code du travail, ces manquements déclaratifs et de représentation peuvent entraîner une amende administrative plafonnée à 4 000 € par salarié. Le plafond passe à 8 000 € en cas de réitération dans les deux ans. Le total est limité à 500 000 €, et ces montants sont des maximums, jamais automatiques.

Obtenir le certificat A1

Le certificat A1 répond à une seule question : quel régime de sécurité sociale s’applique au salarié ? Sa demande, ses conditions et son absence ont chacune leurs effets.

Demande et portée du certificat

Avant le départ, l’entreprise de travail temporaire demande à l’institution roumaine compétente l’attestation de la législation de sécurité sociale applicable au salarié. Lorsque les conditions européennes sont remplies, le certificat A1 justifie le maintien de l’affiliation au régime roumain. Sa portée s’arrête là.

• Contrats et SIPSI : l’A1 ne prouve ni la conformité des contrats ni la transmission de la déclaration.
• Rémunération et temps de travail : il ne remplace ni les obligations de paie ni les justificatifs d’heures.
• Séjour et autorisation de travail : les formalités éventuelles restent à accomplir à part.

Chaque pièce couvre donc son propre champ. Vous vérifiez l’A1 comme une preuve sociale, pas comme un feu vert global.

Conditions du maintien au régime roumain

Selon l’article 12 du règlement (CE) nº 883/2004, le maintien ordinaire au régime roumain repose sur plusieurs conditions :

• Une activité substantielle : l’employeur travaille réellement en Roumanie.
• Un lien maintenu : la relation entre l’agence et le salarié se poursuit pendant la mission.
• Aucun remplacement interdit : le salarié ne succède pas à un autre détaché dans des conditions prohibées.

Un salarié recruté pour partir en France peut en bénéficier s’il relevait déjà, juste avant, de la législation roumaine ; le Cleiss retient un repère d’au moins un mois d’affiliation préalable. La durée prévisible du maintien ordinaire ne dépasse pas 24 mois. Au-delà, une exception exige l’accord des institutions des deux États et n’a rien d’automatique.

Absence de certificat et conséquences

Le maintien au régime roumain est refusé ? L’affiliation et les cotisations françaises s’examinent alors selon la décision applicable. Votre paie ne part jamais du principe qu’un A1 a été accordé.

La pénalité liée à l’absence de certificat est doublée en cas de nouveau manquement constaté dans les deux ans suivant la notification de la précédente. Elle ne s’applique pas si l’employeur justifie du dépôt de sa demande lors du contrôle, puis présente le certificat dans les deux mois, comme le prévoit la pénalité pour absence de certificat A1.

Calculer la rémunération et distinguer les frais

Un intérimaire détaché est payé au moins à la française. La difficulté consiste à séparer ce qui rémunère le travail de ce qui rembourse une dépense.

Salaire français applicable

Pendant son détachement, le salarié reçoit au moins la rémunération française applicable à son activité. C’est le SMIC ou, s’il est plus favorable, le minimum fixé par une convention collective étendue applicable.

Pour un intérimaire, la comparaison va plus loin. Elle inclut les règles de rémunération et les conditions essentielles de votre entreprise, y compris celles qui viennent d’accords non étendus.

Vous transmettez donc à l’agence toutes les composantes de la paie d’un salarié français comparable : salaire de base, primes et accessoires. Le seul salaire de base ne suffit pas.

Allocations et remboursements

Les sommes versées pour le travail se distinguent des remboursements de frais professionnels. Des dépenses effectivement remboursées ne servent jamais à atteindre artificiellement le salaire français dû.

Selon l’article R. 1262-8 du Code du travail, modifié par le décret nº 2020-916 du 28 juillet 2020, les allocations propres au détachement entrent dans la rémunération. Les remboursements de dépenses réellement engagées en sont exclus lorsque les conditions réglementaires sont réunies.

Une allocation forfaitaire demande donc une ventilation claire. Selon l’instruction ministérielle du 19 janvier 2021, si l’employeur ne justifie pas la part salaire et la part frais, l’intégralité peut être traitée comme un remboursement exclu de la rémunération.

Déplacements et preuve du paiement

En France, la prise en charge du transport, des repas et de l’hébergement dépend des règles légales ou conventionnelles applicables, et varie selon le trajet. Le trajet initial entre la Roumanie et la France s’apprécie au regard du droit du pays d’origine et du contrat de travail.

Chez Flex-interim, nous rémunérons directement nos intérimaires. Pour un contrôle, les justificatifs doivent établir le paiement effectif des sommes dues, pas seulement leur inscription sur un bulletin.

Suivre la mission jusqu’à son terme

Une fois le salarié arrivé, la gestion se poursuit : durée cumulée, pièces de contrôle, sécurité, hébergement et incidents. Chaque point a son seuil et son délai.

Durée et missions successives

La durée du détachement en France déclenche des règles supplémentaires, selon ces repères :

• Le 13e mois : de nouvelles dispositions du droit du travail français s’appliquent au salarié.
• Avant 12 mois : une déclaration motivée peut, sous conditions, prolonger le régime initial d’au plus six mois.
• Le seuil de 18 mois : il marque la limite de cette prolongation.
• Les remplacements : pour une même tâche, au même endroit et sur le même poste, les périodes se cumulent.

Remplacer un intérimaire ne remet donc pas forcément le compteur à zéro. Modifier SIPSI ne renouvelle pas non plus le contrat de mission : la prolongation contractuelle et celle de l’affiliation sociale sont des démarches distinctes.

Pièces de contrôle, sécurité et hébergement

Selon les articles R. 1263-1 et R. 1263-2 du Code du travail, les pièces se présentent sans délai à l’inspection du travail, en français, avec les sommes converties en euros. À partir d’un mois, les justificatifs de paie portent les mentions réglementaires ; une mission plus courte exige une preuve de la rémunération minimale.

• Dossier de contrôle : contrats, garantie financière, relevés quotidiens d’heures et preuves de paiement.
• Conditions sur site : vous répondez des horaires, du repos et de la sécurité ; l’accueil comprend l’évaluation des risques, la formation et les protections adaptées.
• Suivi médical : sans suivi équivalent en Roumanie, l’examen d’aptitude précède l’affectation pour certains postes ; pour les autres, la visite a lieu au plus tard trois mois après l’arrivée.
• Hébergement collectif : le logement n’est pas une obligation générale ; s’il est organisé, son lieu figure dans SIPSI et ses conditions sont contrôlées.

Si l’employeur affecte un local à l’hébergement, il le déclare au préfet au plus tard le 30e jour suivant l’affectation, ainsi qu’à l’inspection du travail. Un hébergement indigne peut entraîner une suspension de la prestation d’au plus un mois.

Accidents et circuits professionnels particuliers

Un intérimaire non affilié en France est victime d’un accident ? Vous avertissez l’agence. Selon l’article R. 1262-2 du Code du travail, la déclaration à l’inspection du travail part dans les deux jours ouvrables, en plus des démarches auprès du régime social du salarié.

Pour un poste soumis à la carte BTP, l’agence étrangère la demande avant l’intervention, après la déclaration préalable. Depuis le 1er avril 2024, cette carte est valable cinq ans et s’actualise avec le nouveau numéro SIPSI. Dans le transport, certaines opérations relèvent depuis le 2 février 2022 du détachement dans le transport routier via IMI, et les conducteurs intérimaires suivent depuis le 1er janvier 2023 le circuit général. Pour une opération IMI, le conducteur présente la déclaration, les justificatifs de transport et le tachygraphe ; les pièces complémentaires demandées ensuite sont transmises dans les huit semaines.

Foire aux questions