Sommaire
- Faire la DPAE à temps
- Contrat du salarié embauché
- Tenir le registre du personnel
- Organiser la médecine du travail
- Obligations complémentaires de l’employeur
- Foire aux questions
Vous recrutez et vous voulez un cadre fiable, sans angle mort ? Cinq démarches encadrent l’embauche d’un salarié : la DPAE, le contrat, le registre du personnel, la médecine du travail et les obligations complémentaires de l’employeur. Chacune a ses délais et ses mentions attendues. L’intérim modifie cette répartition, puisque l’agence reste l’employeur.
Faire la DPAE à temps
La DPAE ouvre le parcours. Elle engage la protection du salarié et votre sécurité juridique. Un oubli coûte cher, un envoi à temps vous l’évite.
La déclaration préalable à l’embauche
La déclaration préalable à l’embauche s’impose pour tout salarié relevant du régime français de sécurité sociale. Le type de contrat, sa durée ou la fonction ne changent rien à cette règle. Les stagiaires n’y sont pas soumis.
Cette déclaration n’est qu’une des formalités administratives qui entourent l’arrivée d’un salarié dans l’entreprise. Viennent ensuite le contrat, le registre et le suivi de santé. Chaque formalité a son calendrier, et c’est cette séquence qui vous protège.
Avant que le salarié soit embauché
Le calendrier est strict. Vous envoyez la DPAE avant la prise de fonction ou le début de la période d’essai, et au plus tôt 8 jours avant la date d’embauche. L’envoi trop précoce n’est pas plus sûr que le retard.
Le destinataire dépend de votre régime. Dans le régime général, la déclaration part à l’Urssaf compétente pour l’établissement employeur. Dans le régime agricole, elle part à la MSA.
| Point clé | Règle applicable |
| Délai | Avant la prise de poste, au plus tôt 8 jours avant l’embauche |
| Régime général | Urssaf de l’établissement employeur |
| Régime agricole | MSA |
| Envoi en ligne | Net-entreprises.fr après authentification par le Siret |
| Première embauche | Due.urssaf.fr, qui crée le compte employeur |
Le plus simple reste l’envoi en ligne. Vous vous authentifiez avec votre numéro Siret, notamment sur net-entreprises.fr. Pour une première embauche, due.urssaf.fr crée en même temps votre compte employeur.
Éviter les sanctions
Au-delà de 50 DPAE sur l’année civile précédente, l’envoi dématérialisé est obligatoire. En dessous, le courrier recommandé avec accusé de réception reste possible. La démarche est gratuite, mais les cotisations liées à l’embauche restent dues. Vous remettez au salarié une copie de la déclaration ou de son accusé de réception. Un contrat écrit qui mentionne l’organisme destinataire suffit.
Une DPAE manquante entraîne la régularisation des cotisations et une pénalité de 1 305 € par salarié concerné, soit 300 fois le taux horaire du minimum garanti. Un oubli involontaire est une contravention de 5e classe punie de 1 500 € d’amende. Une omission volontaire relève du travail dissimulé : 45 000 € d’amende et 3 ans d’emprisonnement pour une personne physique. Le salarié perçoit alors une indemnité de 6 mois de salaire. Vous vous demandez comment faire pour embaucher un salarié étranger venu d’un pays hors Union européenne ? Vous vérifiez son autorisation de travail et l’authenticité du titre auprès de la préfecture au moins 2 jours ouvrables avant l’embauche. Le détail des formalités d’embauche prévues par le Code du travail vous donne une vue d’ensemble de ces règles.
Contrat du salarié embauché
Le contrat fixe les engagements de chacun. Bien rédigé, il limite les risques de litige. Parmi les formalités liées à l’embauche, c’est celle qui engage directement votre responsabilité d’employeur.
Choisir le contrat adapté
Avant de rédiger quoi que ce soit, vous définissez le poste, la qualification, la durée du travail et le type de contrat. Un CDI à temps plein peut être conclu oralement. Vous remettez alors au salarié un écrit qui reprend au minimum les informations de la DPAE.
Le CDD et le CDI à temps partiel exigent un contrat de travail écrit. Le CDD se limite à une tâche précise et temporaire, dans les cas prévus par la loi. Et la période d’essai ? Elle ne se présume jamais : le contrat en fixe la durée et les conditions de renouvellement.
Le document à remettre
Avant même le contrat, et une fois votre offre d’emploi pourvue, une promesse d’embauche peut être envoyée par courrier ou courriel. Ce document précise la fonction, la qualification, le lieu de travail, la durée du travail et la rémunération proposée.
Pour rédiger ces éléments, vous vous appuyez sur votre convention collective. Elle fixe la classification, la rémunération minimale, la durée de l’essai et certaines garanties de prévoyance.
Informer dans les délais
Au plus tard le 7e jour calendaire après l’embauche, le salarié reçoit l’essentiel : identité des parties, lieu et poste, date d’embauche, terme éventuel du CDD, essai, rémunération, temps de travail et heures supplémentaires ou complémentaires. Au plus tard 1 mois calendaire après l’embauche, vous l’informez de ses droits à la formation, de ses congés payés, des modalités de rupture, des accords collectifs et des régimes de protection sociale.
Vous transmettez ces informations sur papier ou sur support électronique, pourvu que le moyen donne une date certaine. Un seul document ou plusieurs, au choix. L’arrêté du 3 juin 2024 fournit des modèles prêts à l’emploi.
Tenir le registre du personnel
Le registre unique du personnel donne une photographie fidèle de vos effectifs. En cas de contrôle, c’est l’un des premiers documents consultés.
Créer le registre
Chaque établissement qui emploie des salariés tient son registre, quel que soit l’effectif. Le support papier et le support numérique sont tous deux admis. Chaque salarié y figure avec les informations suivantes :
- Identité : nom, prénoms, date de naissance, sexe et nationalité.
- Poste : emploi occupé et qualification.
- Dates : entrée et sortie de l’établissement.
- Contrat : nature du contrat.
Les inscriptions suivent l’ordre chronologique des embauches. Elles sont indélébiles : aucune ligne ne s’efface.
Inscrire chaque personne
Chaque situation porte une mention précise. Vous gagnez en lisibilité et vous évitez les contestations lors d’un contrôle :
- Contrats particuliers : CDD, apprentissage, professionnalisation et mise à disposition sont identifiés selon leur nature.
- Mentions imposées : « contrat à durée déterminée » pour un CDD, « salarié à temps partiel » pour un temps partiel.
- Travailleurs étrangers : type et numéro d’ordre du titre de travail, avec une copie en annexe.
- Stagiaires : partie spécifique avec dates de stage, tuteur et lieu de présence.
Un nouveau salarié entre donc au registre avec la mention propre à sa situation, sans exception.
Conserver et gérer l’intérim
Vous conservez les mentions pendant 5 ans après le départ du salarié. Le registre reste à jour pour toute personne ayant travaillé dans l’entreprise.
Vous accueillez des intérimaires ? En tant qu’entreprise utilisatrice, vous les inscrivez à votre propre registre du personnel avec la mention « salarié temporaire », ainsi que le nom et l’adresse de l’agence.
L’agence de travail temporaire reste l’employeur et tient son propre registre. Si des salariés sont détachés temporairement en France, les accusés de réception des déclarations de détachement sont annexés au registre.
Organiser la médecine du travail
La santé du salarié fait partie de vos obligations dès le premier jour. La médecine du travail vous permet de vérifier que le poste convient au salarié et de sécuriser l’affectation.
Planifier la VIP
Depuis le 1er janvier 2017, la visite médicale d’embauche a laissé place à la visite d’information et de prévention, ou VIP. Elle s’impose quels que soient le type et la durée du contrat.
Sauf dispense applicable, trois repères suffisent :
- Qui la réalise : le médecin du travail ou un membre de l’équipe pluridisciplinaire, par exemple un infirmier.
- Quand : dans les 3 mois suivant la prise de poste.
- Ce qui en découle : une attestation de suivi remise au salarié et à l’employeur.
Conservez cette attestation : elle prouve que vous avez bien assuré le suivi.
Gérer les postes à risques
Un poste à risques impose un examen médical d’aptitude à l’embauche. Sans l’aptitude requise, le salarié ne peut pas y être affecté.
Combien coûte cette visite ? Aucun tarif national unique n’existe. Son coût est généralement compris dans la cotisation que vous versez au service de prévention et de santé au travail.
Suivre les visites ultérieures
Le suivi continue après l’embauche. Une nouvelle visite a lieu dans les 5 ans suivant la première VIP.
Une visite de reprise s’impose après un arrêt d’au moins 60 jours pour maladie ou accident non professionnel. Le seuil tombe à 30 jours après un accident du travail. La visite de reprise s’applique aussi après une maladie professionnelle ou un congé de maternité.
Pour un intérimaire, le suivi médical relève en principe du service de santé au travail de l’agence. Une nouvelle VIP n’est pas requise avant chaque mission si une attestation de moins de 2 ans existe pour le même emploi, aux risques équivalents.
Obligations complémentaires de l’employeur
La DPAE, le contrat, le registre et la VIP ne suffisent pas. Retraite, santé, prévention et paie complètent le dispositif et font de chaque formalité un socle durable.
Affiliations et intérim
Vous affiliez chaque salarié à la retraite complémentaire Agirc-Arrco via la déclaration sociale nominative. L’affiliation à la mutuelle collective s’impose dans le secteur privé, sauf dispense : vous financez au minimum 50 % de la cotisation et remettez un bulletin d’adhésion dès l’embauche. Si vous employez des cadres, vous adhérez à une prévoyance décès. En intérim, l’agence prend en charge le contrat de mission, la DPAE et, selon les cas, le suivi médical. Flex-interim mobilise des profils dans les secteurs de la construction, de la menuiserie et du BTP.
Première embauche et prévention
Une fois votre compte employeur ouvert, il vous reste trois chantiers :
- Affiliations : mettre en place les affiliations nécessaires.
- Santé au travail : adhérer à un service de prévention et de santé au travail.
- Convention collective : appliquer celle qui correspond à votre activité.
Le DUERP, document unique d’évaluation des risques professionnels, est obligatoire dès le premier salarié. Il recense et analyse les risques par unité de travail, télétravail compris, puis présente les mesures de prévention retenues.
Formalités de paie et DSN
Chaque mois, vous éditez un bulletin de paie et transmettez la DSN, qui regroupe la quasi-totalité des déclarations sociales. Vous gardez un double des bulletins pendant 5 ans et les pièces utiles au contrôle fiscal pendant 6 ans. Depuis le 1er juin 2026, le Smic s’élève à 12,31 € brut de l’heure. Cela représente 1 867,02 € brut par mois pour 35 heures.
Depuis le 1er janvier 2026, la réduction générale dégressive unique couvre les rémunérations inférieures à 3 Smic. Sous 50 salariés, le T min est de 0,0200 et le T delta de 0,3781. Le coefficient maximal atteint 0,3981. Depuis le 1er janvier 2025, une expérimentation de 5 ans impose, sous conditions, un dispositif de partage de la valeur de 11 à 49 salariés. Elle vise les entreprises dont le bénéfice net fiscal atteint au moins 1 % du chiffre d’affaires sur 3 exercices consécutifs.
Foire aux questions
Quelles sont les 5 démarches à l’embauche d’un salarié ?
Les démarches essentielles sont la DPAE, le contrat de travail, le registre du personnel et le suivi par la médecine du travail. Viennent ensuite les obligations complémentaires : retraite complémentaire, mutuelle obligatoire lorsqu’elle s’applique, DUERP et convention collective applicable.
Quelles sont les démarches à suivre pour embaucher un premier salarié ?
Vous déclarez votre premier salarié sur due.urssaf.fr, ce qui crée votre compte employeur à l’Urssaf. Vous organisez ensuite le service de prévention et de santé au travail, la retraite complémentaire, la mutuelle obligatoire lorsqu’elle s’applique et la convention collective applicable. Le DUERP est obligatoire dès ce premier salarié.
Quelles sont les 5 obligations de l’employeur lors de l’embauche ?
Vous réalisez la DPAE pour tout salarié relevant de la sécurité sociale française, quel que soit le contrat. Vous établissez le contrat de travail et tenez le registre du personnel. La VIP s’impose pour tous les contrats. Enfin, vous affiliez chaque salarié à l’Agirc-Arrco, quel que soit son niveau hiérarchique.
Quelle est la sanction en cas d’oubli de la DPAE ?
La pénalité administrative s’élève à 1 305 € par salarié. Un oubli involontaire est puni de 1 500 € d’amende. Une omission volontaire constitue du travail dissimulé : 45 000 € d’amende et 3 ans d’emprisonnement pour une personne physique, 225 000 € pour une personne morale. Le salarié perçoit alors 6 mois de salaire d’indemnité.
Qui fait la DPAE pour un intérimaire ?
L’agence de travail temporaire s’en charge, avec le pseudo-Siret attribué par l’Urssaf. Elle reste l’employeur : elle recrute, rémunère, conclut le contrat de mission et tient son registre. De votre côté, vous inscrivez l’intérimaire dans votre registre avec la mention « salarié temporaire », ainsi que le nom et l’adresse de l’agence.
